Cómo contabilizar a un autónomo correctamente: Guía práctica para tu empresa

Contabilizar correctamente a un autónomo resulta fundamental para que tu empresa cumpla con las obligaciones fiscales así como pueda aprovechar las deducciones a las que tiene derecho. Tanto si eres autónomo como si tienes uno en tu equipo de trabajo, es importante entender cómo registrar los ingresos y gastos para ahorrarte problemas con Hacienda. Y no solo eso, sino poder mejorar la gestión financiera.

Para ayudarte a resolver dudas, hemos preparado esta guía en la que te enseñamos cómo llevar la contabilidad de un autónomo sin complicaciones y sin que te pierdas entre números.

¿Por qué es importante contabilizar correctamente a un autónomo?

Contabilizar bien a un autónomo no se limita a una simple cuestión para evitar sanciones, sino que también es la base para optimizar el funcionamiento de la empresa. Si tienes un sistema ordenado, podrás:

• Cumplir con la normativa fiscal - Evita sanciones por errores contables o fiscales.
• Optimizar las deducciones fiscales - Deduce lo que realmente corresponde y mejora tu flujo de caja.
• Prevenir problemas futuros - Tener todo bien registrado te ayudará a evitar sorpresas en las auditorías.

No realizar una correcta contabilización puede costarte más dinero de lo que imaginas. Por ello, lo importante es realizar una correcta organización desde el principio.

¿Qué gastos puede deducir un autónomo?

Una de las grandes ventajas de ser autónomo es la posibilidad de deducir una serie de gastos relacionados con tu actividad profesional. Aquí te dejamos algunos de los puntos más comunes:

• Cuota de autónomos - La cuota que se paga a la Seguridad Social es deducible en el IRPF. Se trata, además, de una de las deducciones más claras y fáciles de poder aplicar.
• Gastos de suministros - Gastos como agua, luz, gas e internet son deducibles. Eso sí, para poder deducir estos hay que tener en cuenta que deben ser utilizados para la actividad profesional. En el caso de que un autónomo trabaje desde casa, tendrá que prorratear los gastos según el uso profesional y personal.
• Material de oficina y equipos informáticos - Cualquier equipo que se utilice para realizar el trabajo, como ordenadores, impresoras o software, puede ser deducido. Para ello, necesitas guardar las facturas, las cuales te permitirán justificarlo.
• Servicios profesionales - Si pagas por asesoría, gestoría o cualquier otro servicio relacionado con tu actividad, estos también son deducibles.
• Formación profesional - Cursos, seminarios o materiales que ayuden a mejorar la formación profesional son gastos también deducibles.

¿Cómo se puede llevar la contabilidad de un autónomo?

Poder llevar la contabilidad como autónomo no tiene que resultar complicado, pero requiere de cubrir ciertos puntos para que las cuentas y movimientos estén completamente en orden. Estos son los puntos principales a cumplir:

• Registro de ingresos - En este punto se deben controlar todas las facturas emitidas tanto por servicios como productos vendidos. Además, se incluyen tanto ingresos con factura como ingresos que no requieren factura, así como ventas por factura simplificada o servicios en los que no resulta obligatorio emitir factura.
• Registro de gastos - Conserva y registra todas las facturas y tickets de los gastos relacionados con tu actividad.
• Registro de bienes de inversión - Aquí debes llevar un registro de las compras de bienes duraderos, como pueden ser ordenadores o mobiliario. Es importante que estos bienes sean amortizados con las tablas de amortización que establece la Agencia Tributaria.
• Gestión del IVA - Realiza un control del IVA cobrado a los clientes así como el IVA soportado en tus compras. Además, hay que realizar la liquidación trimestral mediante el modelo 303 y la declaración anual con el modelo 390.
• Gestión del IRPF - Importante llevar un control detallado de los ingresos y gastos para poder calcular la base imponible. Tendrás que realizar pagos fraccionados trimestrales a través del modelo 130 en caso de estar en estimación directa o del modelo 131 en caso de estar en módulos.

Libros obligatorios para autónomos

Resulta vital llevar una contabilidad clara y ordenada. No se trata solo de llevar los libros al día, sino que se lleve un control efectivo de todos los movimientos. Esto ayudará a optimizar impuestos así como evitar problemas con la Agencia Tributaria.

Para poder gestionar la contabilidad de un autónomo de forma correcta, es importante conocer qué libros contables son obligatorios:

• Libro de facturas emitidas y recibidas
• Libro de ingresos y ventas
• Libro de bienes de inversión
• Libro de gastos y compras
• Libro de provisiones y suplidos - se trata de un libro cuya función principal es la de registrar y documentar movimientos de dinero que no son considerados ni ingresos ni gastos para la actividad profesional.

Hay que destacar que estos libros pueden llevarse tanto en formato digital como en papel, pero en ambos casos deben ser conservados durante, al menos, cuatro años. Después de todo, la Agencia Tributaria puede realizar una inspección.

Importancia de la numeración y conservación de documentos

La numeración secuencial de todas las facturas y documentos justificaciones es imprescindible para que todo esté bien organizado. Por ello, es de vital importancia guardar todos los documentos durante al menos 4 años. Después de todo, Hacienda puede solicitarlos en cualquier momento.

¿Necesitas asesoramiento como autónomo o empresa?

Contabilizar correctamente a un autónomo requiere de atención así como cuidado, sobre todo porque se trata de un punto crucial para mantener tu empresa en orden. Llevar la contabilidad bien gestionada no solo ayudará a evitar problemas con Hacienda, sino que permitirá aprovechar todas las ventajas fiscales a las que tienes derecho.

Si tienes algún tipo de duda sobre qué gastos puedes deducir o cómo llevar tu contabilidad, lo mejor es consultar a un asesor fiscal. En Asesoría Prego te ayudamos a llevar las cuentas de tu negocio sin complicaciones.