Principales Obligaciones
- Registro Documental
Los establecimientos de hospedaje y empresas de alquiler de vehículos deben llevar un registro detallado de sus clientes. Este registro debe incluir, entre otros datos, la identidad del usuario (nombre, apellidos, documento de identificación), los datos de la transacción (fecha de entrada y salida, medio de pago, etc.), así como los datos del inmueble o vehículo alquilado.
Además, se debe incluir la información relacionada con la nacionalidad del cliente, su fecha de nacimiento y datos de contacto (como teléfono y correo electrónico). Estos registros deben estar siempre disponibles para consulta en caso de ser requeridos por las autoridades, y ser actualizados constantemente para asegurar su validez.
La normativa también exige que estos datos se recopilen mediante formatos digitales, evitando los registros en papel, lo cual facilita la consulta y el análisis de la información por parte de las autoridades.
- Conservación de Datos
Los datos recogidos deben ser conservados durante un periodo de tres años tras la finalización del servicio prestado. Esto se debe hacer mediante registros electrónicos que faciliten su disponibilidad y consulta por las autoridades
competentes en caso necesario. Es importante que estos datos se almacenen de forma segura, respetando las normas de protección de datos personales y evitando el acceso no autorizado.
La conservación de datos durante este periodo prolongado permite a las autoridades llevar a cabo investigaciones con retrospectiva, lo cual puede ser crucial para prevenir delitos que involucren alquileres realizados en el pasado. También es importante que los negocios involucrados cuenten con sistemas que garanticen la integridad y exactitud de estos registros, evitando así cualquier alteración indebida o pérdida de información relevante.
- Obligaciones de Comunicación
Los titulares de estas actividades deben comunicar de forma previa a las autoridades competentes determinados datos, incluyendo los relativos a la identidad de los viajeros y los datos del contrato. Esta comunicación debe realizarse en un plazo no superior a las 24 horas desde que se realiza la reserva o se formaliza el contrato. Este requisito implica que los negocios deben tener procedimientos ágiles y efectivos para recopilar y transmitir la información necesaria, lo cual puede requerir el uso de herramientas tecnológicas avanzadas.
Además, esta comunicación debe incluir detalles como cambios o cancelaciones en las reservas, asegurando que las autoridades tengan acceso a la información más precisa posible en tiempo real. Para las plataformas de alquiler en línea, se especifica que deben implementar sistemas que automatizan la recopilación y transmisión de datos hacia las autoridades pertinentes.
- Tratamiento de Datos Personales
El tratamiento de los datos personales se realizará bajo las disposiciones de la Ley Orgánica 7/2021, garantizando la protección de estos y limitando su acceso únicamente a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, así como a las autoridades judiciales y el Ministerio Fiscal.
El objetivo es que los datos solo sean utilizados con fines de prevención y seguridad, sin que puedan ser usados para otros propósitos comerciales o indebidos. Además, es obligatorio que se implemente un sistema de seguridad robusto para el manejo de estos datos, que asegure la protección frente a
accesos no autorizados y cualquier tipo de vulnerabilidad cibernética. Este punto es especialmente relevante para las plataformas en línea, que deben garantizar que sus sistemas de bases de datos cumplan con los requisitos legales de privacidad y sean capaces de resistir intentos de acceso indebido.
Sanciones por Incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones establecidas por este real decreto puede conllevar sanciones graves o leves, dependiendo de la naturaleza de la infracción.
Tipos de Infracciones y Sanciones:
- Infracciones Leves
- Definición: Las infracciones leves incluyen la presentación de comunicaciones fuera del plazo estipulado.
- Sanciones: Estas infracciones se sancionan con multas que oscilan entre 100 y 600 euros.
- Infracciones Graves
- Definición: Las infracciones graves incluyen la falta de registros documentales o la omisión de las comunicaciones obligatorias.
- Sanciones: Estas infracciones conllevan multas que varían entre 601 y 30.000 euros. Además, en casos graves, se pueden aplicar sanciones adicionales como la suspensión temporal de la actividad del establecimiento.
Reincidencia y Sanciones Adicionales:
La reincidencia en infracciones puede resultar en sanciones más severas, como el cierre del negocio o la revocación de permisos y licencias. Por ello, es fundamental implementar controles internos rigurosos que aseguren el cumplimiento de la normativa en todo momento, ya que cualquier error podría tener consecuencias legales y financieras considerables.
Adáptate a la Nueva Normativa
Para cumplir con esta normativa, los negocios de hospedaje y alquiler de vehículos deben revisar y actualizar sus procedimientos de registro y comunicación de datos.
Además, es recomendable establecer sistemas que permitan la gestión electrónica de esta información, con el fin de garantizar la exactitud y la disponibilidad de los datos conforme a la ley. Asimismo, la contratación de personal capacitado y la implementación de programas de formación continua son fundamentales para asegurar que todos los empleados estén informados de las obligaciones y sepan cómo cumplirlas correctamente.
También es recomendable contar con asesoría legal especializada para estar al día con los cambios normativos y asegurar que las prácticas del negocio estén alineadas con los requerimientos legales.
La automatización de procesos mediante software especializado, como Hotelogix para la gestión hotelera o Rent Centric para la administración de alquiler de vehículos, no solo facilita el cumplimiento de la normativa, sino que también optimiza la operativa del negocio y reduce los riesgos de errores humanos.
Recomendaciones para una Adaptación Eficaz
– Automatización de procesos: Utiliza software especializado para el registro y la gestión de los datos de clientes, como Hotelogix, Rent Centric, o Cloudbeds. Estos sistemas permiten una gestión automatizada y eficiente, que facilita el cumplimiento de la normativa y reduce la probabilidad de errores humanos.
– Formación continua: Capacita a tu equipo en los procedimientos de recopilación, registro y comunicación de datos. La correcta
implementación de estos procesos depende en gran medida de que el personal esté bien informado y preparado.
– Asesoramiento profesional: Consulta con expertos en legislación y protección de datos para asegurarte de que tu negocio esté
completamente adaptado a los requisitos legales y evitar sanciones.
– Implementación de controles internos: Establece mecanismos de supervisión y auditoría interna para verificar el cumplimiento regular de la normativa y corregir rápidamente cualquier incumplimiento detectado.
– Uso de tecnologías seguras: Asegúrate de que todas las plataformas digitales y herramientas de software que utilices cumplan con altos estándares de seguridad, incluyendo cifrado de datos y acceso restringido solo a personal autorizado.
Conclusión
El Real Decreto 933/2021 entra en vigor con el objetivo de reforzar la seguridad ciudadana, asegurando que los datos de los usuarios de servicios de hospedaje y alquiler de vehículos estén disponibles para prevenir actividades ilícitas.
Esta normativa, aunque puede suponer un reto para algunos negocios, es una herramienta fundamental para contribuir a la seguridad de todos. Adaptarse a ella de manera adecuada no solo evita sanciones, sino que también mejora la confianza de los clientes en el sector.
Cumplir con estas nuevas exigencias permite a los negocios ofrecer servicios más seguros y fiables, demostrando un compromiso con la legalidad y la protección de los clientes y la sociedad en general.
Si necesitas más información o asesoramiento para adaptar tu negocio a estas nuevas obligaciones, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales en Narón y Cabañas, ¡Asesoría Prego!
Estamos aquí para ayudarte a cumplir con la ley de forma eficiente y sin complicaciones.
