Factura Electrónica y Reglamento Verifactu Guía para Autónomos y Empresas

La reciente consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (DGT) ha esclarecido diversos aspectos sobre la aplicación del Reglamento Verifactu, que afecta a la facturación electrónica en España. En particular, se ha confirmado que autónomos y empresas que emiten facturas mediante hojas de cálculo (Excel) o en formato PDF estarán obligados a adaptarse a las nuevas regulaciones. 

¿Qué es el Reglamento Verifactu y cómo afecta a la Facturación Electrónica?

A partir de 2026, todas las facturas emitidas por autónomos y empresas deberán incorporar un código QR y cumplir con los estándares de facturación electrónica. Además, desde julio de 2025, los programas de facturación utilizados deberán ajustarse a los requisitos técnicos establecidos. 

El objetivo de esta normativa es garantizar la trazabilidad, integridad y conservación de los documentos fiscales, reduciendo el riesgo de fraude y errores contables. 

Según la Agencia Tributaria, los documentos generados mediante hojas de cálculo o en formato digital (PDF) son considerados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), ya que facilitan la generación y almacenamiento de documentos contables. Por lo tanto, cualquier empresa o profesional que utilice estos medios deberá asegurarse de cumplir con la nueva regulación. 

Además, cualquier sistema que permita la creación, modificación o conservación de facturas deberá cumplir con los criterios de autenticidad, inalterabilidad y trazabilidad. Esto abarca desde software contable tradicional hasta soluciones en la nube y aplicaciones móviles utilizadas para la gestión documental.

Principales Cambios y Requisitos Técnicos

El Reglamento Verifactu introduce cambios clave en los procesos de facturación: Requisitos técnicos obligatorios 

– Registro de Facturación: Cada factura debe generar un registro de facturación que garantice su integridad, conservación e inalterabilidad. Aunque no es obligatorio remitirlas en tiempo real a la Agencia Tributaria, el reglamento permite su transmisión voluntaria a través de Verifactu. 

– Incorporación del Código QR: Todas las facturas deberán incluir un código QR con información verificable por la Agencia Tributaria. Fechas de entrada en vigor: 

• Empresas: Enero de 2026. 
• Autónomos: Julio de 2026. 

– Software de Facturación Compatible: Las herramientas utilizadas deben garantizar que las facturas no puedan ser alteradas o eliminadas sin dejar rastro. Las hojas de cálculo y otros sistemas manuales deberán adaptarse a estos estándares si se emplean para la emisión y almacenamiento de documentos fiscales. 

– Conectividad con la Agencia Tributaria: Los sistemas informáticos deberán permitir la transmisión de datos fiscales mediante formatos estándar, asegurando la interoperabilidad y control fiscal efectivo. 

Sanciones por Incumplimiento del Reglamento Verifactu

No cumplir con el Reglamento Verifactu puede derivar en sanciones significativas impuestas por la Agencia Tributaria. Entre las penalizaciones más relevantes se incluyen: 

– Multas económicas: Sanciones de hasta 50.000 euros por no disponer de un sistema de facturación conforme a la normativa. 

– Falta de conservación de registros: La ausencia de almacenamiento adecuado puede derivar en una multa equivalente al 2% de la cifra de negocios.

– Manipulación fraudulenta: Si se detectan alteraciones en las facturas, la sanción podría alcanzar hasta el 6% de la facturación afectada. 

Facturación Electrónica y la Ley Crea y Crece

La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas y autónomos, una vez se apruebe el reglamento de desarrollo.  

Los plazos establecidos son: 

– Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Plazo de 1 año desde la publicación del reglamento. 

– Resto de empresas y autónomos: Plazo de 2 años desde la publicación del reglamento. 

Ante la inminente implementación de este marco normativo, se recomienda que autónomos y empresas revisen sus herramientas actuales y consideren la migración a soluciones digitales certificadas que cumplan con los requisitos de facturación electrónica. 

Beneficios y Desafíos de la Facturación Electrónica Beneficios

– Optimización de la gestión contable: La digitalización de facturas reduce la carga administrativa y mejora la organización documental. 

– Reducción del riesgo de errores y fraude: Los sistemas electrónicos garantizan que los datos sean correctos y verificables. 

– Facilitación en la presentación de impuestos: La automatización de registros contables agiliza el cumplimiento fiscal. 

– Integración con otros sistemas: La interoperabilidad con plataformas digitales favorece la automatización de procesos empresariales. 

Desafíos:

– Inversión inicial en software certificado.

– Formación en el uso de nuevas herramientas de facturación. – Posible dependencia de soluciones externas. 

Es fundamental que autónomos y empresas evalúen sus necesidades y seleccionen herramientas adecuadas que aseguren el cumplimiento normativo sin afectar la rentabilidad del negocio. 

Conclusión: ¿Cómo deben prepararse autónomos y empresas?

Con la entrada en vigor del Reglamento Verifactu y las nuevas exigencias en facturación electrónica, autónomos y empresas deben anticiparse y adaptar sus procesos contables para cumplir con la normativa. 

La digitalización de la facturación representa un avance en la transparencia y trazabilidad financiera. Por ello, contar con asesoramiento fiscal especializado será clave para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión financiera del negocio. 

Se recomienda que autónomos y empresas comiencen cuanto antes la transición hacia soluciones de facturación compatibles, asegurando así un cumplimiento eficiente y seguro de las nuevas normativas tributarias. 

Si tienes dudas o necesitas asesoramiento, no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo de profesionales en Narón y Cabañas, ¡Asesoría Prego! Estamos aquí para garantizar que cumplas con tus obligaciones fiscales de forma eficiente y sin contratiempos.