Factura Electrónica y Reglamento Verifactu Guía para Autónomos y Empresas

La reciente consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (DGT) ha  esclarecido diversos aspectos sobre la aplicación del Reglamento Verifactu, que  afecta a la facturación electrónica en España. En particular, se ha confirmado que  autónomos y empresas que emiten facturas mediante hojas de cálculo (Excel) o  en formato PDF estarán obligados a adaptarse a las nuevas regulaciones. 

¿Qué es el Reglamento Verifactu y cómo afecta a la Facturación  Electrónica? 

A partir de 2026, todas las facturas emitidas por autónomos y empresas deberán  incorporar un código QR y cumplir con los estándares de facturación  electrónica. Además, desde julio de 2025, los programas de facturación  utilizados deberán ajustarse a los requisitos técnicos establecidos. 

El objetivo de esta normativa es garantizar la trazabilidad, integridad y  conservación de los documentos fiscales, reduciendo el riesgo de fraude y  errores contables. 

Según la Agencia Tributaria, los documentos generados mediante hojas de  cálculo o en formato digital (PDF) son considerados Sistemas Informáticos de  Facturación (SIF), ya que facilitan la generación y almacenamiento de  documentos contables. Por lo tanto, cualquier empresa o profesional que utilice  estos medios deberá asegurarse de cumplir con la nueva regulación. 

Además, cualquier sistema que permita la creación, modificación o  conservación de facturas deberá cumplir con los criterios de autenticidad,  inalterabilidad y trazabilidad. Esto abarca desde software contable tradicional hasta soluciones en la nube y aplicaciones móviles utilizadas para la gestión  documental.

Principales Cambios y Requisitos Técnicos 

El Reglamento Verifactu introduce cambios clave en los procesos de facturación: Requisitos técnicos obligatorios 

– Registro de Facturación: Cada factura debe generar un registro de  facturación que garantice su integridad, conservación e inalterabilidad.  Aunque no es obligatorio remitirlas en tiempo real a la Agencia  Tributaria, el reglamento permite su transmisión voluntaria a través de  Verifactu. 

– Incorporación del Código QR: Todas las facturas deberán incluir un  código QR con información verificable por la Agencia Tributaria. Fechas de  entrada en vigor: 

• Empresas: Enero de 2026. 
• Autónomos: Julio de 2026. 

– Software de Facturación Compatible: Las herramientas utilizadas deben  garantizar que las facturas no puedan ser alteradas o eliminadas sin  dejar rastro. Las hojas de cálculo y otros sistemas manuales deberán  adaptarse a estos estándares si se emplean para la emisión y  almacenamiento de documentos fiscales. 

– Conectividad con la Agencia Tributaria: Los sistemas informáticos  deberán permitir la transmisión de datos fiscales mediante formatos  estándar, asegurando la interoperabilidad y control fiscal efectivo. 

Sanciones por Incumplimiento del Reglamento Verifactu 

No cumplir con el Reglamento Verifactu puede derivar en sanciones  significativas impuestas por la Agencia Tributaria. Entre las penalizaciones más  relevantes se incluyen: 

– Multas económicas: Sanciones de hasta 50.000 euros por no disponer de  un sistema de facturación conforme a la normativa. 

– Falta de conservación de registros: La ausencia de almacenamiento  adecuado puede derivar en una multa equivalente al 2% de la cifra de  negocios.

– Manipulación fraudulenta: Si se detectan alteraciones en las facturas, la  sanción podría alcanzar hasta el 6% de la facturación afectada. 

Facturación Electrónica y la Ley Crea y Crece 

La Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) establece la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las  empresas y autónomos, una vez se apruebe el reglamento de desarrollo.  

Los plazos establecidos son: 

– Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Plazo de 1 año desde la publicación del reglamento. 

– Resto de empresas y autónomos: Plazo de 2 años desde la publicación  del reglamento. 

Ante la inminente implementación de este marco normativo, se recomienda que  autónomos y empresas revisen sus herramientas actuales y consideren la  migración a soluciones digitales certificadas que cumplan con los requisitos de  facturación electrónica. 

Beneficios y Desafíos de la Facturación Electrónica Beneficios 

– Optimización de la gestión contable: La digitalización de facturas reduce  la carga administrativa y mejora la organización documental. 

– Reducción del riesgo de errores y fraude: Los sistemas electrónicos  garantizan que los datos sean correctos y verificables. 

– Facilitación en la presentación de impuestos: La automatización de  registros contables agiliza el cumplimiento fiscal. 

– Integración con otros sistemas: La interoperabilidad con plataformas  digitales favorece la automatización de procesos empresariales. 

Desafíos: 

– Inversión inicial en software certificado.

– Formación en el uso de nuevas herramientas de facturación. – Posible dependencia de soluciones externas. 

Es fundamental que autónomos y empresas evalúen sus necesidades y  seleccionen herramientas adecuadas que aseguren el cumplimiento normativo  sin afectar la rentabilidad del negocio. 

Conclusión: ¿Cómo deben prepararse autónomos y empresas? 

Con la entrada en vigor del Reglamento Verifactu y las nuevas exigencias en  facturación electrónica, autónomos y empresas deben anticiparse y adaptar  sus procesos contables para cumplir con la normativa. 

La digitalización de la facturación representa un avance en la transparencia y  trazabilidad financiera. Por ello, contar con asesoramiento fiscal especializado será clave para garantizar el cumplimiento normativo y optimizar la gestión  financiera del negocio. 

Se recomienda que autónomos y empresas comiencen cuanto antes la  transición hacia soluciones de facturación compatibles, asegurando así un  cumplimiento eficiente y seguro de las nuevas normativas tributarias. 

Si tienes dudas o necesitas asesoramiento, no dudes en ponerte en contacto con  nuestro equipo de profesionales en Narón y Cabañas, ¡Asesoría Prego! Estamos  aquí para garantizar que cumplas con tus obligaciones fiscales de forma eficiente  y sin contratiempos.