Los autónomos y empresas de todos los tamaños deberían empezar cuanto antes a adaptarse a la factura electrónica ya que esta será obligatoria.
El Ministerio de Economía está ultimando los detalles del que será el reglamento oficial que impondrá los requisitos para facturar por medios electrónicos, según confirmaron recientemente fuentes de la Administración.
Hoy en día, la obligación de que los autónomos emitan facturas electrónicas en todas sus operaciones con otros empresarios está a la espera de la aprobación de este reglamento.
Una vez salga la norma, se iniciarán los plazos de adaptación y los negocios tendrán uno o dos años para incorporar la facturación electrónica a su actividad obligatoriamente.
La entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas, así como las condiciones para los programas de facturación, traerán consigo varias novedades para los autónomos y empresarios.
Estas novedades son:
En el mercado existen diferentes programas de facturación que ya están trabajando en la homologación para adaptarse a la futura normativa.
También estaría la opción, para los autónomos que emitan muy pocas facturas, de empezar a utilizar la plataforma pública que está preparando el Gobierno en estos momentos.
De aprobarse en estos últimos meses de 2024 el reglamento de facturación, un año después, en 2025, las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas.
A los dos años, es decir en 2026, la obligación de facturación electrónica se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones.
Por último, tres años después, es decir en 2027, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.
Cada uno de estas tres fechas supone una adaptación y también la entrada en vigor de otras condiciones para los autónomos y pymes de cualquier tamaño.
Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2025, para empezar a emitir todas sus facturas por medios electrónicos.
Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.
Como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales más pequeños tendrán que acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF.
Esto se hace para que los trabajadores por cuenta propia que aún no se hayan adaptado puedan también leer la factura sin necesidad de haber incorporado un programa de facturación.
Una vez entre en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas para todos los negocios, los autónomos tendrán un año más, es decir hasta el 2027, para adaptarse totalmente, cuya última fase será comunicar a Hacienda el estado de cada factura.
Según el artículo 8 del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas deberán desde ese año informar al obligado a expedir la factura de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.
En caso de que optaran por el programa publico de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.
Cuando hayan entrado en vigor las distintas fases para la facturación electrónica, los autónomos van a tener fundamentalmente 2 opciones para adaptarse a la nueva normativa.
La primera y más recomendable sería usar un programa de facturación privado que esté homologado y que permita emitir facturas electrónicas con formato admitido.
En algunos casos estos softwares incorporan algunas funcionalidades extra como la posibilidad de controlar los ingresos y gastos del negocio, automatizar los pagos.
Los autónomos que elijan la primera de las opciones para adaptarse a la obligación de emitir facturas electrónicas y, de paso, automatizar la facturación y otros procesos de su negocio, deberán elegir el proveedor adecuado.
Algunos ya están trabajando en el desarrollo de un programa que cumpla con todos los requisitos que exigirá el futuro reglamento de la Ley Crea y Crece, así como la homologación y condiciones técnicas de la Ley antifraude.
Además, hoy en día los autónomos y empresas que todavía no utilicen la factura electrónica están a tiempo de incorporar un programa de facturación en su negocio de manera gratuita a través de las ayudas de Kit Digital.
Una de las soluciones que están subvencionadas en el programa son los sistemas de facturación electrónica. Tras solicitar la ayuda y recibir el bono, el autónomo podrá utilizar el dinero para contratar a una empresa inscrita como agente digitalizador que le instalará su programa para que pueda empezar a emitir facturas electrónicas y beneficiarse de todas las ventajas de este método de facturación.
Hacienda está trabajando también en poner en marcha una plataforma pública para que los autónomos puedan emitir facturas por Internet y cumplir de forma gratuita con la futura obligación de facturar por medios electrónicos recogida en la Ley Crea y Crece.
Esta solución gratuita también servirá como servicios generales de seguimiento del cobro y opciones de descarga para los emisores y destinatarios de las facturas y sus autorizados.
De momento, y a la espera de la publicación de esta orden, lo único que se sabe es que la Agencia Tributaria articulará su solución pública a través de una aplicación o formulario gratuito que pondrá a disposición de las pequeñas empresas y profesionales para permitir a estos operadores la generación de facturas electrónicas.
Aunque esta solución será gratuita, no contará con la mayoría de las funcionalidades que sí incorporan los programas de facturación privados, como la posibilidad de llevar al día los cobros y pagos del negocio.
Previsiblemente, este formulario se activará en la propia sede electrónica de la Agencia Tributaria y tendrá un funcionamiento similar al sistema FaCe, que también es gratuito, aunque rudimentario.
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