Las empresas y autónomos tendrán que cambiar sus programas de facturación desde que se apruebe la nueva Ley Antifraude

Empresas y autónomos deberán actualizar sus programas de facturación con la nueva Ley Antifraude.

Hacienda podría aprobar en semanas, la orden ministerial que desarrollará los certificados que deberán incluir todos los programas de facturación que utilizan los autónomos y empresas.

Esta misma norma dará un plazo, probablemente hasta finales de 2025 o principios del año 2026, para que los negocios se deshagan de sus antiguos software o los actualicen siendo estos compatibles con la nueva normativa.

La orden ministerial de la ley Antifraude esta a punto de publicarse en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Desde el momento en el que la norma se apruebe, empezará con ella a correr el plazo para que los autónomos y empresas que cuentan con un programa para emitir facturas lo actualicen a los nuevos requisitos.

Esta nueva ley se juntará con la que entrará también en vigor en un futuro próximo, que es la obligación de emitir todas las facturas por medios electrónicos.

Con esta obligación de realizar todas las facturas por medios, casi todos los negocios tendrán que usar estos nuevos programas certificados para cumplir con ambas normativas.

El Gobierno aprobó en Consejo de ministros a través de un Real Decreto el Reglamento que fija las condiciones que van a tener que cumplir los softwares que usan los negocios para no enfrentarse a sanciones de hasta 50.000 euros para los que no cumplan la normativa.

En este reglamento se especifican los requisitos para asegurar que los programas de facturación que usan los negocios no puedan ser utilizados como software de doble uso.

Con la no utilización del software de doble uso, el objetivo es que los negocios no sean capaces de llevar una contabilidad visible ante Hacienda y otra en paralelo.

Sin embargo, esta normativa, que emana de la Ley Antifraude, está todavía a la espera de la orden que desarrollará cómo deben ser exactamente las certificaciones para considerar que estos programas son legales y cumplen con todos los nuevos requisitos.

La inspección comprobará que todos los programas estén certificados cumpliendo con la ley una vez que se apruebe la orden.

Cuando la orden entre en vigor, quedará claro cómo tienen que ser estos programas para poder contar con el nuevo certificado de la Agencia Tributaria. De este modo, los programas de facturación tendrán que implementar los nuevos requisitos en su software para que sean legales.

Por la parte de las empresas, todos aquellos que usen en su negocio un software para emitir facturas deberán actualizarlo o deshacerse de él y adquirir uno nuevo que cumpla con la ley.

La ley aclara que se obligará a cumplir con este certificado a todos los usuarios que sean contribuyentes del impuesto de sociedades o del IRPF en actividades económicas. Es decir, autónomos y empresas, cualquiera que tenga un negocio se verá afectado por los nuevos certificados.

Y en el momento en el que sea obligatorio su uso, se realizarán inspecciones de Hacienda donde se revisará que los programas cumplan con los requisitos de software exigidos en la ley, bajo riesgo de sanción.

Con la entrada en vigor de la Ley Antifraude, el gran cambio que se aprueba en esta, se llevará acabo la creación de un certificado necesario para poder utilizar un programa de facturación.

Además, por primera vez, se realizarán inspecciones de comprobación por la mera tenencia por parte de un autónomo o empresas de un programa de facturación que no cumpla esos estándares.

Hasta ese momento, la Inspección sólo podía sancionar si demostraba que ese software se había utilizado para llevar una doble contabilidad.

De este modo, el apartado 4 del artículo 13 de la ley antifraude establece por primera vez «la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros».

En el apartado 21 del mismo artículo aclara, que «se sancionará con multa pecuniaria fija de 50.000 euros por cada ejercicio, cuando se trate de la infracción por la tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no estén debidamente certificados, teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados».

Que requisitos deberán cumplir los nuevos softwares para ser legales

Este nuevo reglamento estableció dos tipos de requisitos: los internos, que afectan fundamentalmente a los distribuidores y comercializadores de estos softwares, y los externos, que serían las características que deberá tener el programa y que afectan a los autónomos y empresas a la hora de emitir una factura.

Los requisitos internos, requeridos para los fabricantes, es decir, las prescripciones técnicas para los desarrolladores de software, todavía se tienen que cerrar a través de la orden ministerial. Esto es, el contenido de la certificación de los programas para ser legales o cómo se hace el registro de alta.

Los requisitos externos, requeridos a autónomos y empresas, la norma ya fija los requisitos que más adelante se podrán requerir a los sistemas informáticos que adquieran. Estos programas deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

La pieza fundamental del sistema es la capacidad de generar y almacenar de forma segura los registros de facturación.

Para ello, los registros informáticos de facturación deberán incluir, entre otros datos:

– Número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura.

– El número y, en su caso, serie de la factura.

– La fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella.

– El tipo de factura expedida, indicando si se trata de una factura completa o simplificada

– La descripción general de las operaciones y el importe total de la factura.

– Indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

También se incluye con la norma dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteran los registros de facturación una vez producidos. Estos dos elementos de seguridad son:

1.El denominado “hash” encadenado. Es decir, cada factura genera una huella única que la vincula con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.

2.En segundo lugar, la firma electrónica de los registros, que no es necesaria en el supuesto de envío de datos voluntario a la Agencia Tributaria.

Que negocios deberán contar con el nuevo certificado en la utilización de sus programas de facturación

El reglamento se aplicará a todos los autónomos y empresas que tengan un sistema para emitir facturas.
La ley específica que los requisitos se aplicarán a los obligados tributarios que se indican a continuación y que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

– Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

– Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

– Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

– Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Por tanto, el autónomo que necesita un programa de facturación tendría que contar con uno que cumpla todos los requisitos establecidos por el reglamento y que le permitiera tener una comunicación y enviar de forma instantánea sus facturas a Hacienda

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