Cómo contabilizar a un autónomo correctamente: Guía práctica para tu empresa

Contabilizar correctamente tu actividad como autónomo resulta fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales de la Agencia Tributaria y aprovechar todas las deducciones a las que tienes derecho. Entender cómo registrar tus ingresos y gastos evita requerimientos con Hacienda, optimiza el pago de tus impuestos y mejora la gestión financiera de tu negocio.

En esta guía te enseñamos cómo llevar los libros registros obligatorios de un autónomo sin complicaciones.

¿Por qué es importante contabilizar correctamente a un autónomo?

Contabilizar bien a un autónomo no se limita a una simple cuestión para evitar sanciones, sino que también es la base para optimizar el funcionamiento de la empresa. Si tienes un sistema ordenado, podrás:

• Cumplir con la normativa fiscal - Evita sanciones por errores contables o fiscales.
• Optimizar las deducciones fiscales - Deduce lo que realmente corresponde y mejora tu flujo de caja.
• Prevenir problemas futuros - Tener todo bien registrado te ayudará a evitar sorpresas en las auditorías.

No realizar una correcta contabilización puede costarte más dinero de lo que imaginas. Por ello, lo importante es realizar una correcta organización desde el principio.

¿Qué gastos puede deducir un autónomo?

Una de las grandes ventajas de ser autónomo es la posibilidad de deducir una serie de gastos relacionados con tu actividad profesional. Aquí te dejamos algunos de los puntos más comunes:

• Cuota de autónomos (RETA) - Es plenamente deducible en el IRPF. Tras la consolidación del sistema de cotización por ingresos reales, es importante verificar la regularización anual de las cuotas con la Seguridad Social.
• Gastos de suministros de la vivienda (Teletrabajo) - Si trabajas desde casa y has notificado la afectación parcial del inmueble en el Modelo 036/037 de Hacienda, la Ley del IRPF permite deducir los suministros (agua, luz, gas e internet) aplicando el 30% a la proporción de metros cuadrados dedicados a la actividad respecto a la superficie total de la vivienda.
• Material de oficina y equipos informáticos - Cualquier equipo utilizado directamente en la actividad profesional (ordenadores, impresoras, software) es deducible mediante factura completa.
• Servicios profesionales y formación - Los gastos de asesoría, gestoría, diseño web, así como cursos y seminarios vinculados al desarrollo de tu actividad son deducibles en IRPF e IVA.

¿Cómo se puede llevar la contabilidad de un autónomo?

Poder llevar la contabilidad como autónomo no tiene que resultar complicado, pero requiere de cubrir ciertos puntos para que las cuentas y movimientos estén completamente en orden. Estos son los puntos principales a cumplir:

• Registro de ingresos - En este punto se deben controlar todas las facturas emitidas tanto por servicios como productos vendidos. Además, se incluyen tanto ingresos con factura como ingresos que no requieren factura, así como ventas por factura simplificada o servicios en los que no resulta obligatorio emitir factura.
• Registro de gastos - Conserva y registra todas las facturas y tickets de los gastos relacionados con tu actividad.
• Registro de bienes de inversión - Aquí debes llevar un registro de las compras de bienes duraderos, como pueden ser ordenadores o mobiliario. Es importante que estos bienes sean amortizados con las tablas de amortización que establece la Agencia Tributaria.
• Gestión del IVA - Realiza un control del IVA cobrado a los clientes así como el IVA soportado en tus compras. Además, hay que realizar la liquidación trimestral mediante el modelo 303 y la declaración anual con el modelo 390.
• Gestión del IRPF - Importante llevar un control detallado de los ingresos y gastos para poder calcular la base imponible. Tendrás que realizar pagos fraccionados trimestrales a través del modelo 130 en caso de estar en estimación directa o del modelo 131 en caso de estar en módulos.

Libros Registro Fiscales obligatorios para autónomos

Salvo que desarrolles tu actividad a través de una sociedad mercantil (SL o SA), la ley no obliga a llevar una contabilidad mercantil por partida doble, sino la cumplimentación rigurosa de los siguientes Libros Registro Oficiales:

• Libro registro de ingresos y ventas - Donde se anotan todas las facturas emitidas, correlativas y desglosadas por base imponible, tipo de IVA e retenciones de IRPF.
• Libro registro de compras y gastos - Para registrar todas las facturas de proveedores y justificantes de gasto vinculados a la actividad.
• Libro registro de bienes de inversión - Obligatorio para registrar las compras de activos duraderos (maquinaria, equipos informáticos) y controlar sus cuotas de amortización anual según las tablas oficiales de la AEAT.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos - Para documentar los fondos recibidos o entregados en nombre de clientes que no constituyen ni un ingreso ni un gasto propio.

Hay que destacar que estos libros pueden llevarse tanto en formato digital como en papel, pero en ambos casos deben ser conservados durante, al menos, cuatro años. Después de todo, la Agencia Tributaria puede realizar una inspección.

Facturación electrónica, software certificado y conservación de documentos

Las facturas emitidas deben seguir una numeración estrictamente correlativa por series. Además, con la entrada en vigor del Reglamento VeriFactu y la Factura Electrónica B2B, los autónomos están obligados a expedir sus facturas mediante programas informáticos garantizados que aseguren la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros.

En cuanto a la conservación de facturas emitidas, facturas de gastos y libros de registro, aunque el plazo de prescripción fiscal ante la Agencia Tributaria es de 4 años, el Código de Comercio (Art. 30) exige conservar todos los libros y documentos justificantes debidamente ordenados durante un mínimo de 6 años.

¿Necesitas asesoramiento como autónomo o empresa?

Contabilizar correctamente a un autónomo requiere de atención así como cuidado, sobre todo porque se trata de un punto crucial para mantener tu empresa en orden. Llevar la contabilidad bien gestionada no solo ayudará a evitar problemas con Hacienda, sino que permitirá aprovechar todas las ventajas fiscales a las que tienes derecho.

Si tienes algún tipo de duda sobre qué gastos puedes deducir o cómo llevar tu contabilidad, lo mejor es consultar a un asesor fiscal. En Asesoría Prego, con más de 25 años de experiencia como asesoría en Ferrol, Narón y Cabanas, te ayudamos a llevar las cuentas de tu negocio sin complicaciones.