Nuevo registro horario digital: obligaciones para las empresas y control remoto de la Inspección de Trabajo
Introducción
Desde el Departamento Fiscal y Laboral de ASESORÍA PREGO, analizamos las novedades del borrador del nuevo Real Decreto sobre registro horario, actualmente en tramitación por el Ministerio de Trabajo y Economía Social.
Esta reforma introduce cambios relevantes para todas las empresas, especialmente en la digitalización del control horario y en el acceso remoto de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
Aunque el texto aún no es definitivo, conviene anticipar la adaptación a estas nuevas exigencias para evitar sanciones y conflictos laborales.
1. Marco legal actual
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (modificado por el Real Decreto ley 8/2019, de 8 de marzo) obliga a todas las empresas a registrar la jornada diaria de trabajo, incluyendo hora de inicio y fin, y a conservar dichos registros durante cuatro años.
La guía oficial del Ministerio de Trabajo aclara que esta obligación se aplica a todos los sectores y a cualquier tipo de empresa, sin excepción.
2. Qué cambia con el nuevo Real Decreto
El borrador del Real Decreto sobre registro horario, sometido a consulta pública, introduce las siguientes modificaciones clave:
| obligación | situación actual | nuevo borrador |
|---|---|---|
| Medio de registro | Papel o digital | Exclusivamente digital |
| Acceso de la Inspección | Solo presencial | Presencial y remoto, en tiempo real |
| Contenido del registro | Inicio y fin de jornada | Detalle minuto a minuto: pausas, teletrabajo, horas extras, distribución irregular |
| Responsable de anotar | Empresa o trabajador | Trabajador, con supervisión y formación |
| Protocolo interno | No regulado | Obligatorio, tras consulta a los representantes |
| Conservación | 4 años | 4 años (sin cambios) |
3. Cómo afectará a tu empresa
Las empresas deberán:
- Implantar un sistema digital de registro horario, que garantice la objetividad, trazabilidad y accesibilidad de los datos.
- Permitir acceso inmediato y remoto a la Inspección de Trabajo en caso de requerimiento.
- Formar a toda la plantilla para el correcto uso de la aplicación, considerando ese tiempo como trabajado.
- Elaborar un protocolo interno que regule el uso, modificaciones, conservación y consulta del registro.
- Garantizar el acceso de los trabajadores a sus registros y permitir copia individual inmediata.
- Conservar los registros durante cuatro años, accesibles en el centro de trabajo o sistema digital.
4. Impacto fiscal y de gestión interna
Aunque la modificación es de carácter laboral, su implantación tendrá efectos contables y organizativos:
- Inversión inicial en software homologado o servicio de registro digital.
- Reducción del riesgo de sanciones administrativas y litigios por horas extraordinarias.
- Mayor control interno sobre costes laborales y productividad.
- Posible deducción del gasto asociado al software o consultoría si cumple criterios contables y fiscales (según artículos 10 y 11 de la LIS).
5. Plazo de entrada en vigor
El proyecto de Real Decreto se encuentra en tramitación administrativa urgente. Tras su aprobación definitiva por el Consejo de Ministros, entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE.
Hasta entonces, las empresas deben mantener el registro horario vigente, pero se recomienda preparar la transición a un sistema digital homologado.
6. Recomendaciones del Departamento Fiscal y Laboral de ASESORÍA PREGO
- Audita tu sistema actual de control horario: si usas hojas en papel o Excel, es momento de sustituirlo.
- Selecciona un sistema digital fiable, que permita fichaje remoto, registro de pausas y trazabilidad.
- Forma a la plantilla sobre el nuevo método y documenta ese proceso.
- Redacta un protocolo interno que regule registro, acceso, modificación y conservación.
- Verifica la protección de datos, en coordinación con el Delegado de Protección de Datos (si lo hay).
- Prepara la inspección remota, garantizando la disponibilidad inmediata de la información.
7. Conclusión
El nuevo registro horario digital supondrá un cambio estructural en la gestión laboral de las empresas.
No solo será una cuestión de cumplimiento, sino de eficiencia, control y transparencia.
En ASESORÍA PREGO acompañamos a empresas y autónomos de Galicia en la adaptación al registro horario digital, desde la implantación técnica hasta la revisión fiscal y laboral del sistema.
Contacta con nuestro departamento laboral y fiscal para una evaluación personalizada de tu empresa.
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