Teletrabajo en Galicia: acuerdo, gastos deducibles y obligaciones laborales para empresa y empleado

Poco a poco, el teletrabajo se ha consolidado como una modalidad estructural en el tejido empresarial gallego. Sin embargo, su implantación no consiste simplemente en enviar al empleado a casa con un ordenador portátil; exige cumplir con un marco normativo estricto regulado por la Ley 10/2021 de trabajo a distancia.

Cuando la actividad a distancia supera el 30% de la jornada en un periodo de referencia de tres meses (lo que equivale a un mínimo de día y medio a la semana), deja de ser un acuerdo informal y activa obligaciones legales inmediatas. A continuación, desglosamos al detalle todo lo que las empresas, asalariados y autónomos deben cumplir para evitar sanciones y optimizar su fiscalidad.

El Acuerdo de Trabajo a Distancia: Requisitos y cláusulas obligatorias

La ley prohíbe taxativamente que el teletrabajo sea una imposición unilateral, ya sea por parte del empresario o del trabajador. Es una modalidad voluntaria y reversible para ambas partes. Para que sea legal, debe formalizarse mediante un documento escrito denominado Acuerdo de Trabajo a Distancia (ATD), el cual debe ser firmado antes de que se inicie la actividad y registrarse en el Servicio Público de Empleo (SEPE) en un plazo de 10 días.

Cualquier acuerdo de teletrabajo que pretenda evitar conflictos jurídicos futuros debe incluir de forma detallada las siguientes cláusulas:

• Inventario completo - Listado exhaustivo de los equipos, herramientas, consumibles y mobiliario que la empresa facilita al trabajador, especificando su vida útil o condiciones de renovación.
• Mecanismo de compensación de costes - Enumeración de los gastos que pudiera tener el trabajador y la cuantía o método exacto que la empresa empleará para abonar dicha compensación de forma obligatoria.
• Horario y flexibilidad - Definición precisa de la jornada laboral, las franjas de disponibilidad obligatoria (si las hubiera) y los tiempos de descanso.
• Porcentaje de presencialidad - Especificación exacta de cuántos días u horas se realizarán a distancia y cuántos de forma presencial en el centro de trabajo.
• Lugar de trabajo - El domicilio o espacio elegido por el trabajador para desarrollar la actividad (cualquier cambio de ubicación debe ser notificado y aprobado).
• Plazos de reversibilidad - El tiempo de preaviso que tanto la empresa como el empleado deben respetar si deciden regresar al modelo 100% presencial.

La compensación de gastos: ¿Qué debe pagar la empresa y cómo tributa?

La normativa estatal es tajante: el teletrabajo no puede suponer, bajo ningún concepto, un coste para la plantilla en los elementos vinculados al desarrollo de su actividad. La empresa debe asumir la provisión, instalación y mantenimiento de los equipos esenciales.

¿Cómo se calculan y pagan los suministros de luz, internet o agua?

Para sufragar los gastos corrientes que el empleado consume en su hogar, se debe acudir en primer lugar al convenio colectivo aplicable en Galicia para ese sector. La mayoría de los convenios ya fijan una cantidad económica mensual estanca en concepto de “plus de teletrabajo” (habitualmente oscila entre los 15 y los 35 euros mensuales).

Si el convenio no lo regula, se debe pactar una cantidad fija en el contrato individual.

¿Qué sucede con el Plus de Transporte?

Una de las consultas más frecuentes se encuentra con el plus de transporte: si el empleado teletrabaja, ¿se le puede quitar el plus de transporte? La jurisprudencia es clara: sí, se puede retirar de forma proporcional a los días que no se desplace, ya que este concepto tiene carácter indemnizatorio (sirve para cubrir el coste real de ir al centro de trabajo). 

Si teletrabaja 3 días a la semana, solo cobrará la parte proporcional de los 2 días presenciales.

Tratamiento fiscal para la empresa

Para el negocio, todas las compensaciones económicas abonadas a los trabajadores e incluidas correctamente en sus nóminas bajo el concepto de teletrabajo son 100% deducibles como gastos de explotación en el Impuesto sobre Sociedades.

El laberinto de la oficina en casa: ¿qué se puede deducir el autónomo?

Si trabajas por cuenta propia (autónomo) desde tu vivienda habitual en Galicia, las reglas de la Agencia Tributaria no se rigen por la ley de teletrabajo de los asalariados, sino por la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo. Hacienda es sumamente estricta y exige una diferenciación clara entre los impuestos:

A. Los Suministros en el IRPF (Luz, Agua, Gas, Internet)

Hacienda aplica una fórmula matemática combinada que suele resultar de las más restrictivas:

1. Primero, se determina el porcentaje de metros cuadrados de la vivienda que se utilizan exclusivamente para la actividad económica (por ejemplo, un despacho de 12 metros cuadrados en una casa de 100 metros cuadrados, lo que representa el 12%). 
2. Sobre el coste total de las facturas de suministros de ese mes, la ley solo permite aplicar el 30% a ese porcentaje obtenido.

Ejemplo de cálculo: Si pagas 100 € de luz, el 12% son 12 €. El 30% de esos 12€ es lo que te puedes deducir en el IRPF: exactamente 3,60 €.

B. El IVA de los suministros

A diferencia del IRPF, el Tribunal Supremo ha consolidado un criterio mucho más favorable para los autónomos respecto al IVA. Se permite desgravar el IVA de los recibos de forma directamente proporcional al espacio utilizado, sin aplicar el límite reductor del 30%.

• Siguiendo el ejemplo anterior, si el IVA total de la factura es de 21€, el autónomo podrá deducirse directamente el 12% de ese IVA (2,52 €).
• Requisito indispensable - Para poder aplicar cualquiera de estas deducciones, es obligatorio haber notificado previamente a Hacienda los metros cuadrados exactos que se utilizan en la actividad mediante la presentación de los modelos 036 o 037.

C. Bienes de inversión y mobiliario

La compra de ordenadores, impresoras, pantallas, software de gestión o mobiliario ergonómico (mesas y sillas de oficina) que estén destinados de forma exclusiva al uso profesional se pueden deducir al 100% tanto en el IRPF (mediante tablas de amortización) como en el IVA.

Obligaciones laborales críticas: Control, riesgos y sanciones

El hecho de cambiar la oficina física por el domicilio particular no exime a las empresas de cumplir con las tres grandes áreas inspectoras del derecho laboral en España:

El control horario y el registro de jornada

Sigue siendo totalmente obligatorio registrar diariamente las horas exactas de entrada y salida de cada empleado en remoto. La empresa debe facilitar sistemas digitales (aplicaciones móviles, plataformas en la nube o softwares de fichaje) que garanticen que el trabajador registra su jornada de forma fidedigna.

No contar con este registro puede acarrear multas de la Inspección de Trabajo que van desde los 750€ hasta los 7.500€.

Prevención de Riesgos Laborales (PRL) y accidentes domésticos

La empresa sigue siendo la responsable de la salud laboral del trabajador. Debe evaluar que el espacio doméstico elegido cuenta con las condiciones óptimas de iluminación, ventilación y ergonomía (evitar lesiones de espalda o fatiga visual).

• ¿Cómo se evalúa? Dado que el domicilio es inviolable, la ley permite que se gestione mediante un formulario de autoevaluación que el propio empleado cumplimenta y firma.
• El Accidente de Trabajo "in itinere" doméstico - Si un empleado sufre una caída en su casa yendo al baño o a la cocina dentro de su horario laboral estipulado, la jurisprudencia actual lo califica de forma generalizada como accidente de trabajo, al operar la presunción de laboralidad del artículo 156 de la Ley General de la Seguridad Social.

El derecho colectivo y la desconexión digital

Las empresas están obligadas a elaborar, junto a la representación de los trabajadores (o de forma interna si no la hay), una Política de Desconexión Digital. Este documento debe garantizar de forma estricta que los empleados tengan derecho a no responder correos, llamadas, mensajes de WhatsApp o requerimientos profesionales fuera de su horario laboral pactado, garantizando así el descanso y la conciliación familiar.

¿Necesitas adaptar tu empresa al modelo de teletrabajo de forma segura?

Diseñar un Acuerdo de Trabajo a Distancia robusto, calcular correctamente las compensaciones de las nóminas o planificar las deducciones fiscales de tu actividad como autónomo requiere un conocimiento experto de las normativas vigentes.

En Asesoría Prego nos encargamos de toda la gestión laboral, fiscal y administrativa de tu negocio en Galicia para que operes con total seguridad jurídica y evites cualquier riesgo de sanción.