Consejos para practicar las retenciones del IRPF

El hecho de practicar las retenciones del IRPF puede resultar muy complejo, tanto para el trabajador, que a menudo tiene pocos conocimientos de esta materia, como para la empresa a la hora de aplicarlas.

La dificultad viene dada por las normas tributarias en sí mismas, ya que se trata de un campo muy complejo tanto para la ciudadanía como para la Administración. Esta dificultad se incrementa por el hecho de que las retenciones se aplican con base en las situaciones familiares, personales y económicas de cada persona, que son únicas.

Has de tener en cuenta, además, que distintos tramos del IRPF están transferidos a las comunidades autónomas, por lo que dependiendo del lugar en donde vivas las normas tributarias pueden variar. Debes tener pleno conocimiento de la situación concreta del individuo y todo aquello que pueda ser relevante (número de hijos, ascendientes, salario, categoría profesional, etcétera), ya que ello determinará el tipo de retención que se ha de aplicar.

¿Qué obligaciones y derechos tienes al practicar retenciones?

En primer lugar, hay que destacar que las retenciones del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) sobre el salario de un ciudadano son entregas a cuenta a Hacienda. Se trata por tanto de ingresos que adelantan los pagadores, es decir, las empresas, a la espera de conocer el resultado final de la declaración.

Las retenciones vienen establecidas en nuestro marco jurídico y son obligatorias. Están asociadas a las rentas que reciben los trabajadores, los profesionales mercantiles y los arrendatarios de locales.

La problemática viene de que las citadas retenciones son mal calculadas generalmente en base a los rendimientos del trabajo, esto es, los sueldos. Su cálculo es complejo, incluso con medios telemáticos al efecto, ya que dependen de muchos factores como el salario, la categoría profesional o las circunstancias familiares.

Hay que distinguir las diferentes partes que componen la relación a la hora de aplicar las retenciones. Veámoslo.

El retenedor

La empresa que paga. Es quien tiene la obligación de practicar la retención e ingresarla en Hacienda mediante la declaración del modelo correspondiente, tal y como viene indicado en la normativa tributaria.

El retenido

El trabajador. Tendrá que deducirse de la cuota íntegra (que es el importe sin aplicar las bonificaciones o las deducciones correspondientes) de la declaración de la renta las cantidades retenidas por las retribuciones ya satisfechas con anterioridad.

¿Qué son las retenciones mal practicadas por defecto?

Debes conocer, asimismo, la problemática de las retenciones mal practicadas, algo que sucede cuando se te detraen cantidades por un importe superior al requerido.

Cabe la posibilidad en determinados casos de que se haya retenido menos importe del que correspondiera, debido a que hayáis hecho un mal cálculo en la empresa o a que no se comunicase la situación familiar y laboral mediante el modelo 145, o no se hiciera correctamente. Este modelo se entrega al trabajador anualmente, para que lo firme y lo cumplimente con sus condicionantes personales y familiares.

Hay que distinguir entre dos situaciones.

Responsabilidad del retenedor

Es decir, la empresa. En este caso el perjuicio se produce sobre esta que incluso podría ser sancionada. Aquí se abren dos vías de solución:

1. Incluir en la declaración solo la cantidad retenida. En este caso, la declaración de la renta anual saldrá positiva, ya que no se retuvieron las cantidades correctas.

2. Incluir en la declaración la cantidad que tendría que haberse retenido, con lo que el resultado variará.

Si no estás obligado a presentar la declaración, Hacienda te reclamará por haber cometido el fallo. Es altamente probable que se inicie un procedimiento sancionador contra la misma, y será una infracción de carácter muy grave.

Responsabilidad del trabajador

Es el caso en el que el trabajador no ha informado correctamente de sus datos a la empresa. También cabe la posibilidad de que se inicie un procedimiento sancionador.

La práctica habitual es que al comprobar el error cometido se realice una declaración complementaria. Se aplicará un recargo por presentar la declaración fuera de plazo. De lo contrario, se aplicarán las sanciones contempladas en las normas tributarias.

¿Es posible pedir al trabajador cantidades que no han sido retenidas?

La Dirección General de Tributos, en una de sus múltiples consultas vinculantes, ha indicado que si una empresa retiene una cantidad inferior a la que correspondía no podrá practicar en la deducción de los ingresos la diferencia entre la retención que marca la ley y la que se ha realizado.

En ese supuesto dispondrás de la acción de reembolso; el plazo es de un año desde que tuvieran que haberse ingresado estas retenciones.

Conclusión sobre las retenciones

En definitiva, has de tener claras las situaciones familiares y laborales de cada empleado o miembro de la comunidad para poder cumplir con las obligaciones fiscales. Con esta información en la mano, deberás comprobar si estás procediendo a practicar las retenciones mensualmente de la manera correcta. En caso contrario existen soluciones, tanto para tu empresa como para el trabajador.